事假审批的风险管理是一套流程化、系统化的操作,前后处理得当,往往能避免争议或在争议解决中取得有利结果。笔者根据自身处理经验,建议如下。
(一)制定并落实事假管理制度
制定事假管理制度可以包含申请事假的方式、条件、内容(天数、理由、证明材料)、审批人员、事假期间的待遇、违反事假制度的后果、紧急情况下的申请方式等。笔者简要拟写一段供参考:“员工因私人事务申请事假,应当提前通过办公系统递交申请。申请应当说明事假的天数、理由,并附上相关证明材料。单位有权根据实际情况对事假进行审查并决定是否批准,事假未经批准而擅自离岗的,构成旷工。事假期间公司不支付工资。”
需要强调的是,单位应当落实事假管理制度。实践中,单位往往并不缺乏事假制度,而是缺乏对事假制度的落实,以致被裁审机关认为怠于行使管理权,导致相关制度的规定不能成为评价员工行为的依据。比如,制度规定员工申请事假应当通过办公系统,实际上员工均通过微信请假,事后也不通过系统补办请假手续,而单位并不督促员工补办,长此以往,则制度被束之高阁,无用武之地。
(二)及时并合理审批事假申请
对于员工的事假申请,单位应当尽快处理,避免久拖不审。及时处理是单位积极行使管理权的体现,也是对员工的善意体现。如果迟迟不处理,单位等于放弃根据单位的实际情况进行审查的权利,往往容易丧失在事假管理中的主动权,假如员工自行离岗,在其理由合理的情况下难言旷工。
合理审批事假申请则包含两方面的含义。一则,单位应当按前文所述的事假考量因素对事假申请进行审查,对于不明确之处,应当与员工沟通。二则,单位的审查结果,即是否批准事假及不批准的理由,应当有效告知员工;在事假理由合理而天数过长的情况下,提供替代方案与员工协商为宜。
(三)善意并充分履行沟通义务
对于未经批准而决意离岗、已经离岗的员工,单位应当善意、充分地沟通。对决意离岗的员工,单位应当进行有理有据的劝说,并告知其擅自离岗的后果,尽量避免员工擅自离岗、对单位经营造成不良影响。对已经离岗的员工,单位应当视情况进行催告返岗,催告函除了催告员工返岗以外,可同时告知员工继续不到岗的后果。当然,善意充分的沟通并不意味着反复沟通,应避免与员工陷入无益的争吵中,单位的态度、观点、理由讲清楚即可。
(四)审慎并准确解除劳动合同
解除劳动合同作为用人单位最严厉的惩处措施,与之对应的员工违纪行为应当具有相应的严重性。对事假未经批准而擅自离岗的员工,如果单位考虑以违纪为由解除劳动合同的,有两点值得注意:其一,除了前文述及的事假考量因素,还宜综合考虑员工沟通态度、日常表现、工作年限、造成后果等,审慎决定是否解除劳动合同。其二,如果以旷工为由解除劳动合同的,一般连续旷工达到三天才构成严重违纪,单位不宜在员工离岗未达到三天或制度规定天数的情况下解除。